Pour les commerçants, la fin d’année est souvent la période idéale pour réaliser son inventaire des stocks. Mais cet exercice obligatoire peut s’avérer être compliqué sans un peu d’aide.
« Fermé pour cause d’inventaire » Pour éviter d’afficher ce panneau sur la devanture de votre boutique, voici quelques notions à connaître pour le réaliser correctement et sans stress.
L’INVENTAIRE = UNE OBLIGATION LEGALE
Impossible pourtant d’y échapper, l’inventaire est obligatoire. Une fois par an, au moment de la clôture de l’exercice fiscal, c’est l’occasion d’établir une liste exhaustive des éléments figurant dans le bilan, c’est-à-dire ce que l’entreprise possède, et de l’évaluer à la valeur actuelle. Mais c’est aussi le moyen de contrôler les écarts (pertes/vols/dépréciation) par rapport au niveau de stock théorique (informatique) et de s’assurer d’une homogénéité de la valeur des stocks entre les exercices comptables.
« Ce n’est pas une partie de plaisir, mais chaque année, cela permet de faire un état des lieux du stock du magasin et de vérifier les éventuelles erreurs produites pendant la saison », explique Virginie S, gérante d’une boutique de décoration à Paris.
LE COMPTAGE
Premier point, organisez-vous. Vous pouvez vous faire aider d’une autre personne si vous travaillez seul. L’idée étant de ne pas commettre d’erreur dans le comptage des articles. Pour rendre fiables les résultats, une méthodologie est nécessaire pour éviter le double comptage, les erreurs ou les oublis. Par exemple, l’une compte, l’autre note. N’hésitez pas à établir des « zones de stockage » et à vous organiser pour identifier clairement les produits.
Si besoin, la supervision de la procédure d’inventaire et le comptage par un expert-comptable peut être rassurante.
LA SAISIE
L’opération de saisie proprement dite peut-être quantitative ou unitaire, cela dépend du type de produits que vous vendez. Dans l’alimentaire, on utilise le premier, en ne scannant qu’une référence, puis en comptant le nombre exact d’articles identiques. Dans les secteurs d’activité où il y a d’autres paramètres, comme la taille ou le coloris pour le prêt-à-porter, il convient de scanner chaque produit, pour éviter les erreurs. Dans les deux cas, il est important d’opérer un contrôle après la saisie. Si vous ne disposez pas de scanette, les stocks relevés doivent être annotés sur des feuilles pré-numérotées au stylo. Elles doivent contenir le nom des personnes effectuant le comptage, la description de l’article, sa localisation et son unité de mesure. Lors de la saisie, il est préférable de mettre une démarcation sur chaque produit déjà compté afin d’éviter l’oubli de produits.
L’EQUIPEMENT
L’idéal est d’avoir une douchette sans fil capable de lire les codes-barres ainsi qu’un logiciel de caisse disposant d’une fonction inventaire. Si tous vos articles sont munis d’un code-barre, ce sera plus simple. Vous devez aussi identifier ceux qui ne sont plus consommables, comme les articles exposés en vitrine.
Deuxième phase : contrôler que les codes-barres correspondent aux références identifiées dans votre base de données.
LA CONSOLIDATION
À la fin de l’inventaire, transmettez les feuilles de comptage au service comptabilité qui les comparera avec l’inventaire permanent, s’il en est tenu un.
Pour conclure, la réussite de la démarche repose avant tout sur une bonne organisation.
A SAVOIR
Saviez-vous que le logiciel de caisse Genius peut vous faciliter la tâche en vous permettant de garder un œil sur l’état de vos stocks tout au long de l’année ?
Fini la fermeture annuelle pour cause d’inventaire ! Notre caisse enregistreuse tactile Genius dispose d’un module « gestion des stocks » afin de vous faciliter la vie. Cette application de caisse vous permet d’effectuer un inventaire des stocks (visualisation de l’état des stocks en temps réel, réalisation des entrées et sorties…). Afin de gagner du temps lors d’une entrée de marchandise, il vous suffit uniquement de saisir les quantités entrées et lors de sa vente l’article se débite automatiquement de votre stock.
En bonus, pour mieux gérer votre commerce, notre logiciel de caisse Genius vous permet de consulter les statistiques synthétiques de votre activité (ex : tel produit s’est mieux vendu en telle saison…).
Témoignage : « Je réalise des inventaires réguliers et j’enregistre mes commandes et mes livraisons pour m’éviter un travail trop fastidieux lors de celui de l’année. Je gagne énormément de temps et aussi de l’argent avec une gestion fine de mes stocks, finies les commandes inutiles, les stocks trop importants ou les ruptures », explique ce gérant d’un magasin de sport.
