Vous vous rendez bien compte qu’il n’est plus possible de faire votre inventaire sur un simple tableau Excel.
Un logiciel de gestion des stocks vous serait vraiment utile, mais au moment de passer à l’action, vous n’êtes pas encore sûr d’avoir en votre possession tous les tenants et aboutissants pour un tel investissement.
Nous avons passé en revue tous les critères déterminants pour vous accompagner dans l’acquisition d’un bon module de gestion de stock pour votre activité commerciale.
1. Quelles sont les caractéristiques majeures d’un bon logiciel de stock ?
Le logiciel de gestion des stocks a pour but d’optimiser la gestion des stocks en créant des passerelles entre le logiciel de gestion commerciale et le logiciel de gestion comptable.
Plus la chaîne logistique et l’entreposage d’une entreprise sont importants, plus l’utilisation d’un progiciel de gestion des stocks adapté à votre activité sera recommandée.
Les logiciels de gestion de stock ont la faculté de pouvoir :
– gérer les entrées et les sorties des stocks de manière informatique afin de limiter la rupture de stock ;
– déterminer le stock minimum et le stock maximum présents au sein des entrepôts de stockage à un moment T ;
– obtenir un historique des mouvements de stocks ;
– donner une valeur précise de vos stocks sur demande ;
– générer des bons de livraison ;
– éditer des alertes, des rapports et des statistiques.
Au cœur de l’entrepôt, la gestion des stocks devient un paramètre pour lequel les entreprises d’import et d’export n’ont plus droit à l’erreur. En effet, il en va de votre crédibilité et de l’image que vous renvoyez à vos clients.
Un client qui n’est pas livré dans les temps est un potentiel client perdu. Dans un monde qui bouge sans cesse et où le climat de satisfaction prime à chaque instant, avoir une logistique en béton est votre chance de faire toute la différence.
Au-delà des caractéristiques majeures citées plus haut, les solutions de gestion des stocks offrent de nombreuses fonctionnalités qui vous deviendront vite irremplaçables :
1. Une simplicité d’utilisation et ergonomie : un bon outil de gestion doit vous permettre d’intégrer et de partager un maximum d’informations au sein de votre structure de manière simple et intuitive, et ce, en vous garantissant une sécurité de réapprovisionnement maximale.
2. Un équipement collaboratif adapté à une utilisation multi-collaborateurs et multiservices : un logiciel de stock doit être préconfiguré pour vous donner accès à des indicateurs de performance, des axes d’analyse, des tableaux de bord, etc., que ce soit d’un point de vue commercial, comptable ou organisationnel.
3. La fidélisation de vos clients : la base de données intégrée au logiciel de gestion vous fera gagner un temps précieux lors de vos opérations de phoning ou d’emailing suite à une promotion en cours, afin d’entretenir une bonne relation client.
4. Une traçabilité parfaite de chaque produit : cela inclut des fonctionnalités ou des outils de recherche avancée pour localiser vos produits en temps réel (codes-barres, scan, douchette).
5. Une simplicité du processus de prise de commandes : édition et envoi par email de vos documents de livraisons, impression d’étiquettes à code-barres afin de faciliter la préparation et la gestion des commandes…
6. Une optimisation des stocks et une gestion à distance via un terminal modulaire (terminal mobile, pc, tablette).
2. Vos besoins en fonction de votre activité
En fonction du secteur d’activité dans lequel vous évoluez, vos flux logistiques ne seront pas les mêmes que celui du négoce concurrent. Vous aurez peut-être la nécessité d’avoir :
– des fiches d’articles personnalisées ;
– des unités de gestion ou de comptage spécifiques ;
– des codes d’identification adaptés ;
– des conditionnements propres à vos produits ;
– des indices de niveau de stock (minimum, maximum…).
C’est pourquoi il est vraiment important de vérifier que votre logiciel de vente est conçu pour gérer vos exigences métier.
Admettons que vous dirigiez une entreprise de restauration rapide. Votre logiciel de gestion doit vous permettre :
– d’optimiser la gestion des achats alimentaires (conditionnement, dates de péremption) ;
– de réduire vos gaspillages ;
– de fournir un état des bons de commande et des bons de livraison ;
– de valoriser chaque article entré ou sorti du stock, même en flux tendu ;
– de gérer les mouvements de stock pendant le service pour éviter les ruptures de stock ;
– de réaliser des fiches techniques pour améliorer la rentabilité de vos plats ;
– de tenir des rapports sur l’utilisation de vos produits.
Au contraire, si votre point de vente est un institut de beauté ou un salon de coiffure, vos besoins seront plus de l’ordre de :
– vendre des bons cadeaux ;
– gérer différents modes de paiement ;
– faire des offres promotionnelles ;
– gérer des cartes d’abonnement ;
– créer une interface de vente pour vos différentes catégories : épilation, soins du visage, soins du corps, maquillage, onglerie, produits de beauté, brushing, coupe, teinture…
Chaque métier apporte son lot de contraintes et de spécificités, c’est pourquoi vous devez impérativement trouver l’équilibre parfait entre les différents logiciels de contrôle des stocks présents sur le marché.
Il doit s’adapter à merveille à vos besoins sectoriels, à votre cycle de vente, à votre système de facturation, à la gestion des entrepôts, à vos encaissements, expéditions, etc.
Sa compatibilité absolue vous assurera de piloter en toute efficacité votre gestion commerciale.
