La bonne gestion des entrées et sorties de sa caisse enregistreuse fait partie des problématiques prioritaires d’un responsable de commerce.
À l’heure de la digitalisation, il apparaît incontournable que les commerçants songent à s’équiper des dernières innovations technologiques à leur disposition pour tenir leur caisse. En effet, ces équipements constituent désormais un atout pour développer son activité et tendre vers plus de sérénité dans la gestion commerciale de son entreprise.
Parmi les nouveautés de ces dernières années, le logiciel de point de vente est devenu un outil à part entière dans la gestion d’un commerce et dans l’activation des performances.
1. Qu’est-ce qu’un logiciel de point de vente ?
Un logiciel de point de vente – ou logiciel de caisse – est un logiciel de gestion des encaissements.
Simple d’utilisation, intuitif et paramétrable, c’est une solution de gestion complète. Intégré à un terminal point de vente, de type tiroir-caisse, ordinateur ou terminal de paiement, il remplace avantageusement une caisse enregistreuse standard.
Il peut prendre la forme d’une application, et dans ce cas, s’installer sur une tablette ou un smartphone. La solution Genius en est un parfait exemple : https://www.genius-commerce.fr/.
Sa valeur ajoutée par rapport à une caisse enregistreuse classique est le fait qu’il permette de gérer de nombreux aspects de l’activité commerciale d’un point de vente :
- Il simplifie les encaissements (édition de tickets de caisse) et se révèle indispensable pour booster les performances
- Il facilite la gestion des stocks (étiquettes, prix, code-barres, approvisionnements).
- Il simplifie la prise de commande client.
- Toutes les données utiles sont informatisées et exportables.
≫ L’organisation du commerce et la gestion de la caisse sont simplifiées au quotidien.
2. Les caractéristiques incontournables tous points de vente confondus (H2)
-
Le front office et le back office
Quelle que soit l’activité pour laquelle il est conçu, le logiciel de caisse se compose de deux éléments indissociables nécessaires à la bonne gestion de votre activité : le front office et le back office.
Le front office (point d’encaissement) du logiciel gère les actions quotidiennes :
- les encaissements,
- l’impression des tickets de caisse, factures, bons de livraison, chèques…,
- les outils de fidélisation clients (cartes de fidélité, réductions, comptes clients, etc.),
- le suivi des stocks: il tient compte des entrées (livraisons fournisseurs) et des sorties (ventes à la clientèle) et calcule les réapprovisionnements,
- l’accès plus ou moins réservé suivant les types de profils utilisateurs.
Le back office (logiciel de gestion) gère le volet analytique et la comptabilité :
- la création des bases de données clients et produits,
- les statistiques et les tableaux de bord,
- l’analyse des coûts et des ventes,
- le suivi de l’évolution du chiffre d’affaires,
- le marketing de fidélisation (emailing, promotions, démarques…).
-
La certification NF525
Depuis le 1er janvier 2018, les commerçants et autres assujettis à la TVA qui enregistrent les règlements de leurs clients – personnes physiques – au moyen d’un logiciel ou d’un système de caisse, ont pour obligation d’utiliser un équipement conforme répondant à certaines obligations.
Ainsi, un logiciel ou système de caisse doit revêtir la certification NF525 pour assurer à l’administration fiscale le bon contrôle des données qui y sont enregistrées.
Ces données doivent être inaltérables, sécurisées, conservées et archivées.
Le logiciel ou système de caisse doit permettre :
- l’accès aux données d’origine enregistrées ainsi qu’aux détails datés des opérations et doit par ailleurs prévoir une clôture périodique des enregistrements ;
- la conservation des données de règlement durant 6 ans minimum ;
- l’archivage des données enregistrées selon une périodicité choisie (au maximum annuel ou par exercice).
3. Les caractéristiques essentielles par corporations (H2)
Il existe des logiciels de caisses généralistes adaptés à la majorité des types de points de vente ainsi que des logiciels dédiés à certaines corporations.
Les premiers développent des fonctionnalités communes à l’ensemble des besoins des métiers ; les capacités d’un logiciel de caisse dédié à un secteur d’activité sont plus poussées.
À chaque type d’activité son logiciel de caisse et ses spécificités métiers !
Que vous soyez responsable d’un restaurant ou que vous possédiez un commerce de détail, un institut de beauté ou une pharmacie, il y aura toujours un logiciel spécifiquement conçu pour votre activité.
NOTRE CONSEIL : prenez le temps de consulter l’ensemble des offres, car les logiciels métiers sont toujours plus coûteux que les généralistes, qui sont quelquefois bien suffisants pour satisfaire les besoins de votre activité.
Néanmoins, certaines options sont incontournables et doivent figurer au menu du logiciel quand il s’agit de certains domaines, sous forme de pack d’options ou dans des formules tout compris.
-
Boutiques de prêt-à-porter ou de chaussures :
- gestion des tailles/couleurs
- module e-commerce : permet de synchroniser les données « magasin » avec un site e-commerce pour n’avoir qu’une seule base de données à gérer
- gestion des pointures
-
Commerces d’alimentation et boulangeries :
- gestion des familles de produits, des étiquettes, des code-barres
- gestion des stocks, des commandes fournisseurs, des clients…
-
Commerces de vente à emporter :
- gestion des tournées des livreurs
- gestion et suivi des commandes clients
-
Restauration :
- gestion du plan de salle et des tables
- gestion des commandes de la salle à la cuisine
- partage des additions
- gestion des tickets-restaurant
-
Tabac – Presse :
- mise à jour automatique des prix des paquets de cigarettes
- saisie de tickets de loto, PMU, etc.
- dématérialisation des timbres-amendes
- gestion de la presse étrangère et des ruptures de stock
-
Salon de coiffure :
- fiches client permettant de noter l’historique et les préférences des client(e)s
- gestion des outils de fidélisation
- gestion du planning par employé, par cabine, par prestation
D’autres options peuvent être précieuses pour certaines configurations organisationnelles, comme les réseaux de boutiques :
- consultation de l’activité en temps réel sur smartphone ou tablette,
- outil dédié au travail d’inventaire: remontée d’inventaire et rapprochement avec le stock théorique,
- optimisation des transferts de stock entre magasins,
- outil de fidélisation (en fonction du nombre de points acquis ou du nombre de passages en caisse).
NOTRE CONSEIL : un logiciel de caisse adapté à l’activité de votre commerce va améliorer l’expérience vécue par vos clients lorsqu’ils entrent dans votre boutique pour y effectuer des achats.
Ne négligez pas le temps passé à choisir le bon logiciel de caisse. Il s’agit d’un élément crucial pour l’avenir de votre activité.
Optez pour un logiciel de caisse performant afin de booster votre chiffre d’affaires et vos bénéfices.
