Vous allez réaliser prochainement le premier inventaire des produits et marchandises de votre commerce, mais vous avez encore du mal à identifier la manière de procéder sans risquer de commettre des erreurs ?

En lisant ces quelques lignes, vous découvrirez les erreurs les plus couramment rencontrées lorsqu’on procède à l’inventaire de ses stocks, et surtout, nous vous dévoilerons nos méthodes et outils pour ne pas, vous aussi, vous laisser surprendre.

Les 6 erreurs les plus fréquentes concernant l’inventaire

Pour vous aider à éviter bien des problèmes lors de la réalisation de l’inventaire annuel de votre magasin, nous avons recensé les erreurs de gestion les plus fréquemment rencontrées par les gérants d’entrepôt et les commerçants.

Comme vous le savez, une gestion mal appréciée des stocks peut vite devenir coûteuse. Alors ne faites pas d’impasse !

• Erreur 1 : Se fier à un fichier Excel

Si vous disposez de très peu de stock, le comptage et le classement de vos entrées et sorties de produits effectués sur un document Excel peuvent convenir.

Cependant, dans une organisation conséquente, cela deviendra très vite long, fastidieux et risqué.

• Erreur 2 : Négliger le décompte des marchandises reçues
  

Faire un inventaire commence dès la réception des marchandises dans votre magasin. La supervision minutieuse du réapprovisionnement vous garantira son exactitude et accélérera le processus de réception.

Pour vous aider dans cette tâche, munissez-vous d’un bon lecteur de codes-barres ou de puces RFID.

• Erreur 3 : Ne pas mettre en place une méthode d’inventaire commune pour chacun de vos entrepôts
  

Si vous possédez plusieurs succursales, il est primordial de veiller à ce que chacun des gestionnaires procède de la même manière pour inventorier la marchandise.

Cette harmonisation des méthodes est essentielle pour limiter le gaspillage. En effet, vous éviterez ainsi de passer de nouvelles commandes alors que vos produits sont peut-être en train de dormir dans un autre bâtiment.

• Erreur 4 : Ne pas impliquer ses équipes
  

Veillez en amont à impliquer vos équipes de comptage dans la réalisation de la méthodologie. Vous leur ferez gagner un temps précieux le jour du contrôle des stocks et vous vous assurerez une certaine liberté d’esprit.

Pensez aussi à les équiper en matériel : douchette, feuille de comptage…, l’organisation est primordiale pour réaliser des inventaires !

• Erreur 5 : Ne pas mettre en place un système de rotation efficace

Par la force des choses, le domaine d’activité dans lequel vous évoluez est sensible aux tendances, à la saisonnalité ou à l’obsolescence. Certains produits, comme les denrées périssables, sont donc amenés à être renouvelés plus souvent que d’autres.

Veillez alors à être très attentif à votre système de rotation et à l’entreposage des produits. Il serait peut-être judicieux de placer les nouveaux à l’arrière et les anciens à l’avant !

• Erreur 6 : Ne pas choisir un système adapté à ses besoins
  

Comme nous l’avons évoqué pour l’erreur 1, si le tableur Excel peut suffire à l’inventaire comptable de certaines PME, il ne peut être considéré comme un outil fiable et optimal pour toutes les entreprises.

Il en va de même pour le choix du logiciel de gestion des stocks, qui doit convenir parfaitement à votre activité. Renseignez-vous auprès d’autres entreprises du même secteur d’activité sur le logiciel qu’elles utilisent.

Prenez garde à ne pas utiliser un programme trop compliqué qui ne répondra pas à vos besoins. Vous risqueriez de perdre un temps fou à le prendre en main et surtout, vous perdriez de l’argent.

Quelques bons conseils en plus pour faire un inventaire physique

Pour être sûr d’exploiter convenablement les différentes méthodes d’inventaire lors de la clôture des comptes, le travail se fait déjà bien en amont.

Voici quelques tips pour contrôler les écarts et gérer l’inventaire et vos futurs approvisionnements le mieux possible :

• Nommer les stocks : chaque produit doit posséder une dénomination brève et claire. L’étiquetage est en effet très utile lors de la recherche d’un article en période d’inventaire, mais aussi pour l’exécution des commandes ou l’édition de rapports.
• Définir et suivre vos méthodes de stockage et de réception à la lettre : déterminez tous les processus et méthodes en vigueur dans l’entrepôt (état des lieux, procédures physiques, manipulation du matériel, listes des produits, consignes de sécurité, qualité des rapports).
• Utiliser le cycle counting (inventaire tournant) : il consiste en l’évaluation constante et systématique des stocks réels et théoriques pour garantir l’exactitude de l’inventaire permanent.
• Utiliser toute la technologie à votre disposition comme un avantage : aujourd’hui, tous les éditeurs de logiciel de gestion commerciale fournissent une multitude de fonctionnalités et d’outils pour vous faciliter la tâche et limiter les risques d’erreurs. Abusez-en !

Certes, effectuer un inventaire n’est pas une partie de plaisir, mais mal le faire est un pari risqué pour la bonne tenue de votre comptabilité générale.

Si vous adoptez ces bonnes pratiques et outils, vous éviterez de nombreux problèmes logistiques et ferez par la même occasion de belles économies.

Étudiez dès maintenant ce sujet pour ne pas avoir à remodeler tous vos entrepôts lors de votre bilan de fin d’exercice comptable !