En 2018, la loi de finances a renforcé le dispositif de certification des logiciels de caisse. Vous n’avez pas eu la chance d’être accompagné par la Direction générale des Finances publiques (DGFiP) ou vous venez tout juste de commencer votre activité de commerce ?
Pour vous aider à être en conformité avec cette toute jeune obligation, découvrez dans cet article nos bons conseils sur la NF525 des caisses enregistreuses.
1. Que contient la NF525 d’un logiciel de caisse ?
Pour commencer, rappelons brièvement ce qu’est un logiciel de caisse. Il s’agit d’un système informatique disposant d’une fonctionnalité de caisse permettant d’enregistrer toutes vos ventes et prestations de services.
Ce dispositif concerne toutes les entreprises commerçantes physiques et les e-commerces assujettis à la TVA.
L’objectif de la NF525 est de prouver que vos équipements de caisse (logiciels de comptabilité ou de gestion) respectent un certain nombre de critères et de transparence des données :
- Sécurité : sécuriser les données d’origine par signature électronique ;
- Inaltérabilité : enregistrement des données sans détérioration (effacement d’écriture) ;
- Archivage : les données doivent être figées et datées avec un dispositif qui garantit les informations ;
- Conservation : enregistrement et clôture de données à une période définie pour calculer le total des opérations grâce à une piste d’audit ;
- Impression de ticket de caisse avec signature et numéro du certificat NF du logiciel de gestion de l’encaissement.
2. Quels risques encourez-vous en ne respectant pas la NF525 ?
Si vous utilisez un logiciel ou un système de gestion de caisse accessible en ligne, vous ne pourrez pas faire l’impasse sur cette obligation.
La NF525 a pour but de lutter contre la fraude à la TVA. Par le passé, l’administration fiscale a constaté de trop nombreux abus et souhaite aujourd’hui rétablir l’ordre à l’aide d’un cadre et de règles sur les encaissements des professionnels et des commerçants.
À proprement parler, la loi n’impose pas aux commerçants de s’équiper d’un système de caisse.
Cependant, elle impose à ceux qui en sont équipés de respecter la NF525 et de fournir un justificatif de conformité, soit sous la forme d’une certification obligatoirement délivrée par un organisme accrédité dans les conditions prévues, soit sous la forme d’une attestation individuelle fournie par votre éditeur de logiciel de caisse.
En cas de contrôle inopiné de l’administration fiscale, vous disposez d’un délai de 60 jours pour régulariser votre situation. Si vous ne pouvez justifier être en conformité avec la NF525, vous êtes passible d’une amende d’un montant de 7 500 €.
3. Quelle est la différence entre attestation et certification NF525 ?
L’attestation individuelle se réfère à un modèle très précis établi par l’administration fiscale.
Ce document atteste que l’éditeur du logiciel a bien fait le nécessaire pour être en conformité avec la loi et qu’aucune fraude ne peut avoir lieu.
Si vous ne parvenez pas à joindre votre éditeur, vérifiez par vous-même la conformité de votre système de caisse.
Sur ce document doivent apparaître :
- le nom de l’entreprise ;
- le nom et la référence précise du logiciel ;
- la date d’acquisition du logiciel ;
- la mention explicite qu’il respecte les conditions citées précédemment.
Le certificat de conformité NF525, quant à lui, est régi par des règles très strictes de respect du référentiel de certification des systèmes de caisses. Son but est de protéger à la fois l’éditeur du logiciel et l’utilisateur final.
Notre conseil : Pour ne courir aucun risque, privilégiez la certification NF525 !
4. Quel matériel choisir pour mon activité commerçante ?
Il n’est pas toujours simple pour un commerçant de bien choisir son logiciel de caisse, car au-delà des nombreux avantages qu’il représente (gain de temps, meilleure gestion, outil de preuve, etc.), il doit avant tout répondre à ses besoins.
Voici quelques conseils pour vous aider dans cette démarche :
- Réfléchissez au contexte dans lequel celui-ci sera intégré dans la gestion de votre quotidien. Vous devrez vous sentir à l’aise avec son utilisation. Pour cela, il doit être simple et accessible à tous les membres de votre équipe. Vos employés ou vous-même devrez être en mesure de le prendre en main rapidement, et ce, sans connaissances spécifiques en informatique.
- Choisissez le bon éditeur. Celui-ci doit impérativement vous mettre à l’aise, parler le même langage que vous et comprendre vos besoins.
- Visez un logiciel qui offre un gain de temps et de productivité dans vos tâches quotidiennes. Vous améliorerez ainsi la productivité de vos équipes et votre chiffre d’affaires. Pour cela, il se doit d’être plus qu’un simple logiciel de caisse. Il doit assurer la gestion des stocks, une comptabilité automatisée, un suivi des clients, l’export de documents à votre expert-comptable, etc.
- Le logiciel doit être spécifique à votre secteur d’activité. Chaque métier possède ses particularités et votre logiciel de caisse doit être adapté, que vous ayez un commerce de restauration, d’habillement, d’hôtellerie, de coiffure…
- Il doit être disponible partout. Que vous soyez derrière votre comptoir, chez vous, à votre dépôt, etc., il doit être accessible en permanence sur votre tablette ou votre smartphone.
- Et bien évidemment, il doit respecter la NF525 !
Vous l’aurez certainement constaté, si vous possédez déjà un logiciel de caisse, être en conformité avec la NF525 ne demande que très peu d’actions de votre part ; il serait donc bien dommage de payer la lourde amende s’y référant !
Vous ne possédez pas encore de dispositif, mais ses nombreux avantages vous tentent : quel type de caisse enregistreuse choisir pour votre magasin ?
