Si vous avez acquis une caisse enregistreuse avant la nouvelle loi de finances 2018, vous vous demandez peut-être si le modèle que vous utilisez au quotidien dans votre commerce est conforme aux obligations légales en vigueur et s’il est « certifié ».
De la même façon, si vous êtes sur le point d’acquérir un système de caisse, vous devez vous assurer qu’il soit aux normes en répondant à la réglementation.
L’article ci-dessous vous apportera des éléments de réponse qui devraient vous éclairer sur ce point.
1. Qu’appelle-t-on une caisse certifiée ?
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La réglementation de 2018
Pour lutter contre la fraude fiscale, l’État français a voté, le 1er janvier 2018, une nouvelle loi qui exige des entreprises assujetties à la TVA d’utiliser une caisse enregistreuse ou un logiciel de caisse enregistreuse certifié NF525 ou LNE (voir ci-dessous), c’est-à-dire conforme aux nouvelles exigences en vigueur.
Cette loi concerne tous les systèmes de caisse qui enregistrent les paiements de leurs clients, et ce, quel que soit le mode d’encaissement.
Cette loi vous concerne-t-elle ? Vérifiez : http://bofip.impots.gouv.fr/bofip/10691-PGP.html
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En quoi consiste la norme NF525 ?
C’est pour limiter la fraude à la TVA et le blanchiment d’argent que l’État a créé cette nouvelle norme.
Selon sa définition, la norme NF525 répond aux exigences « d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données, en vue du contrôle de l’administration fiscale ».
En cas de contrôle du Fisc, chaque opération de logiciel de gestion de caisse est désormais facilement vérifiable.
Les systèmes certifiés NF525 ou LNE mémorisent toutes les factures et transactions sans modification ultérieure possible.
De plus, ils peuvent alerter en cas de tentatives d’effacement de transactions, ou encore repérer les doubles comptabilités virtuelles.
2. Quelle différence entre une caisse certifiée et une caisse non certifiée ?
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Une distinction de taille
Avant 2018, l’utilisation de caisses « permissives » – c’est-à-dire les caisses enregistreuses frauduleuses – faisait perdre chaque année entre 15 et 20 milliards d’euros à l’État.
Ces caisses, dotées d’un logiciel de gestion spécifique, permettaient l’effacement et la dissimulation de certaines opérations ou d’en modifier d’autres dans la comptabilité officielle pour échapper au paiement de l’impôt et de la TVA.
Naturellement, toutes les caisses en circulation avant 2018 n’étaient pas pour autant frauduleuses. Une infime part de celles-ci contournait délibérément le système.
Aujourd’hui, la complexification de la fraude, l’obligation de certification, les contrôles et les sanctions limitent drastiquement l’usage de caisses « permissives ».
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Sérénité assurée
Si vous voulez éviter de lourdes sanctions et amendes (voir la section « Que se passe-t-il si ma caisse enregistreuse n’est pas conforme ? »), ne faites pas l’économie d’une caisse certifiée.
Au-delà de cette menace, vous équiper d’un système ayant un certificat de conformité vous assure de pouvoir justifier d’une comptabilité irréprochable auprès de l’administration fiscale, et donc de vous faire perdre moins de temps lors d’un contrôle.
Elle vous apportera en outre une tranquillité et un gain de temps appréciables sur les points suivants :
- la suppression d’erreurs comptables,
- la sécurisation et l’archivage de l’ensemble des données,
- l’édition de rapports de vente automatiques,
- l’export automatique des comptes vers votre expert-comptable.
3. Comment vérifier que ma caisse est certifiée ?
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Que se passe-t-il si ma caisse enregistreuse n’est pas conforme ?
Si vous ne pouvez pas justifier de la conformité de votre système de caisse, vous aurez 60 jours à partir de la date du procès-verbal pour vous mettre en règle, sous peine de vous exposer à une amende de 7 500 € par caisse.
En outre, des pénalités d’impôt supplémentaires dues au titre des recettes que le logiciel frauduleux aura permis de dissimuler suite au contrôle pourront être ajoutées.
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Comment être certain que ma caisse est certifiée ?
En cas de contrôle fiscal, vous devrez être en mesure de fournir les documents justifiant que vous êtes bien en règle avec la nouvelle obligation.
Vous vous équipez d’une nouvelle caisse enregistreuse ?
Une attestation « logiciel certifié » ou un certificat de conformité doit vous être fourni par le vendeur ou l’éditeur. Elle vous garantit son engagement à respecter les exigences de la loi de finance 2018 et vous dégage de toute responsabilité vis-à-vis des services fiscaux.
Testez vous-même votre système :
Si votre logiciel de caisse ne fait l’objet que d’une attestation individuelle ou nominative, nous vous conseillons de procéder à quelques tests pour vérifier s’il respecte l’ensemble des exigences de la norme :
- Système de traçabilité de données
Il doit tracer les suppressions et les réimpressions de tickets de caisse, mais aussi les annulations de tickets déjà encaissés, les modifications de date et les impressions en mode Test.
- Vérification d’autres pratiques illicites
– réimpression de ticket de caisse sans la mention « duplicata »
– impression de duplicata sans numéro unique
– modification de tickets encaissés
– impression d’une facture sans aucun lien avec un ticket encaissé
– impression d’une facture factice semblable au ticket
– impression d’un ticket avec un montant supérieur à celui du ticket initial
Si le système de caisse empêche ces types d’opérations, vous pouvez être assuré qu’il est conforme aux règles NF525.
4. Comment faire certifier ma caisse si elle ne l’est pas ?
Dans le cas où vous avez déjà une caisse enregistreuse, votre fournisseur actuel doit, s’il ne l’a pas déjà fait, vous fournir la preuve écrite que le matériel est bien en règle afin de vous couvrir en cas de contrôle fiscal.
Un macaron NF bleu et blanc apposé sur la caisse prouve cette garantie.
Conseil : si le logiciel est en règle, pensez à demander ses mises à jour régulières.
En revanche, si le fournisseur (ou l’éditeur du logiciel) ne peut vous fournir de certification ou s’il est impossible de vous faire délivrer cette dernière, vous devrez acheter un nouveau logiciel ou un nouveau système de caisse certifié et homologué.
Attention : l’attestation ne garantit pas nécessairement la conformité d’un système de caisse avec l’ensemble des règles NF. Certains programmes ne sont pas exempts d’« anomalies » et de faux documents circulent. En cas de contrôle, les sanctions sont particulièrement lourdes : jusqu’à 3 ans d’emprisonnement et une amende s’élevant à 45 000 €.
En tant que commerçant, que vous soyez restaurateur, fleuriste ou gérant d’un institut de beauté ou d’une supérette, vous avez certainement recours à un logiciel pour le contrôle de votre caisse et devez être assujetti à la TVA.
Il vous appartient donc de faire le nécessaire pour vous prémunir d’un contrôle qui pourrait avoir de lourdes conséquences sur votre activité et de vous équiper d’une caisse certifiée NF525.
