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Ce que dit la Loi
La réglementation en vigueur oblige les commerçants à tenir un livre de caisse quotidien. Dans ce dernier, il faut lister toutes les transactions effectuées en espèces, voire tous les reçus de la journée, et lister tous les moyens de paiement (espèces, carte, chèque, etc.).
Un livre de caisse au sens strict ne reflète que les transactions en espèces, mais dans un grand nombre d’entreprises, il enregistre toutes les recettes quel que soit le mode de paiement.
Tenir un livre de caisse demande un certain formalisme.
Chaque flux de trésorerie généré quotidiennement doit être enregistré sans aucun changement. On lui attribue un numéro qui correspond à une pièce comptable, telle qu’une facture, un reçu ou autres.
Il est nécessaire d’utiliser deux colonnes différentes pour distinguer les paiements entrants et sortants. Pour l’encaissement, vous devez clairement indiquer s’il s’agit d’espèces ou de chèques.
À la fin de la journée, le total des revenus et des dépenses doit être calculé et enregistré dans le livre de caisse.
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Choisir un logiciel de caisse adapté à son activité
Depuis le 1er janvier 2018, tous les commerçants doivent disposer d’un logiciel de paiement sécurisé. Cette obligation s’inscrit dans le cadre de la lutte contre la fraude à la TVA.
Genius propose un logiciel de caisse enregistreuse commerciale avec des fonctionnalités spécifiques à votre activité.
En effet, les besoins diffèrent en fonction de votre activités
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Comptabiliser régulièrement son fond de caisse
Avoir un logiciel de caisse n’empêche pas les erreurs, en particulier pour les paiements en espèces. Par conséquent, votre trésorerie doit être crédité correctement après chaque jour ouvrable, ou à un autre rythme en fonction du nombre de transactions effectuées.
Afin de réduire les erreurs d’encaissement pour les paiements en espèces, nous vous recommandons d’utiliser un monnayeur.
Les clients gèrent les paiements de façon autonome en déposant pièces et billets directement dans la machine. Cette dernière s’assure que ceux-ci sont réels et apporte des modifications si nécessaire. Cela fait gagner du temps à votre personnel et aux comptables de trésorerie.
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Attention aux plafonds de paiements en espèces
Ce que dit la Loi au sujet des règlements en espèces :
“ Le paiement en espèces d’un particulier à un professionnel ou entre professionnels est autorisé jusqu’à 1 000 €. Ce plafond est relevé à 15 000 € si le domicile fiscal de la personne qui effectue l’achat est à l’étranger et qu’elle règle une dépense personnelle (par exemple, achat d’un véhicule à usage privé).”
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Transcription comptable des opérations de trésorerie
Le livre de caisse fait partie intégrante du bilan.
Il doit apparaître uniquement dans la transaction en espèces sur le compte de résultat.
Au bilan, il doit être inscrit à l’actif de l’actif circulant.
source : ionos.fr
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Quels sont les risques d’une comptabilité de livre de caisse erronée ?
Des erreurs dans le livre de caisse peuvent entraîner un rejet par le fisc.
En cas de violation des lois et directives fiscales, telles que des informations manquantes ou des modifications ultérieures, les autorités fiscales peuvent prendre les mesures suivantes :
- Retourner les documents soumis avec une demande de correction relative aux informations manquantes ou erronées.
- Effectuer directement un ajustement en utilisant des estimations partielles ou globales de manière indépendante.
Sanctions, ou procédures pénales, peuvent être appliquées en fonction de l’ampleur et de la gravité de l’infraction commise :
- Retirer les avantages fiscaux (ex : allègement de la TVA).
- Estimation défavorable de l’assiette fiscale
- Procédures fiscales
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Livre de caisse électronique : les avantages
Un logiciel pour tenir un livre de caisse est clairement facilitant.
Utiliser le logiciel de caisse Genius signifie non seulement des coûts administratifs réduits, mais également une plus grande sécurité en termes de contrôle opérationnel.
Vous n’êtes pas sans savoir qu’il est particulièrement important que votre livre de caisse réponde également aux exigences des autorités fiscales.
Un logiciel professionnel vous fait gagner du temps et rend la comptabilité de caisse plus précise. Il conserve de manière fiable les écritures des livres créés et des pièces comptables.
Tous les documents exigés par les autorités fiscales sont disponibles en téléchargement.
Vous l’aurez compris, la gestion de votre logiciel de caisse doit être très stricte.
Toute violation peut vous exposer à des sanctions financières voire pénales.
Le défi sera donc de bien s’équiper.
N’hésitez pas à contacter notre équipe pour évaluer et déterminer avec vous la solution la plus adaptée à votre business.
