Élément incontournable de la gestion d’un commerce, la caisse enregistreuse se rend aujourd’hui indispensable tant elle allège la charge de travail du commerçant, notamment l’encaissement.
Les évolutions technologiques de ces dernières années poussent les modèles classiques vers la sortie et laissent la place aux logiciels de caisse.
N’y a-t-il pas tout de même un intérêt à utiliser une caisse classique plutôt qu’un logiciel d’encaissement ?
Que vous vous équipiez pour la première fois ou que vous ayez besoin de renouveler votre matériel, nous vous donnons ici les clés ici pour faire un choix éclairé entre les deux.
1. Une brève histoire de la caisse enregistreuse
Depuis son invention par l’Américain James Ritty à la fin du XIXe siècle, la caisse enregistreuse a connu de nombreuses évolutions technologiques, associées à la découverte du code-barres et de la carte bancaire.
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La caisse de James Ritty
Exaspéré par les malversations à répétition de certains de ses employés, James Ritty développe la toute première caisse enregistreuse pour contrôler les transactions dans son bar. Il dépose un brevet dans la foulée et l’usine qu’il ouvre l’année suivante rencontre un succès phénoménal.
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Une évolution très progressive jusqu’à la révolution informatique
Si les premières caisses se limitent à additionner et à calculer la monnaie à rendre, un tiroir et un rouleau en papier avec le détail des transactions s’ajoutent sur les suivantes.
En 1906, l’adjonction d’un moteur électrique donne à la caisse mécanique sa forme quasi définitive et, à la fin des années 1960, un calculateur et un écran à cristaux liquides remplacent les engrenages des vieux modèles et révolutionnent le monde des caisses enregistreuses pour les rendre électroniques.
En 1974, l’invention du lecteur de code-barres donne aux caisses haut de gamme quasiment tous les attributs des caisses modernes, mais elles ne sont pas encore reliées entre elles.
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La caisse enregistreuse moderne : un ordinateur en réseau
En 1974 apparaît la première caisse à microprocesseur embarqué : la machine calcule alors automatiquement le montant dû par le client ainsi que les taxes, et envoie le tout à un ordinateur.
En 1986 naît la première caisse à écran tactile, la View Touch : c’est l’ancêtre des terminaux de paiement modernes, mais elle utilise un système d’exploitation dédié.
En 1992, la baisse du coût des microprocesseurs permet à Windows de développer l’un des premiers logiciels de caisse, qui deviennent bientôt beaucoup plus souples et évolutifs grâce à l’ajout d’écrans tactiles.
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En 2019, la caisse est dans le cloud
Avec le développement des réseaux et d’internet, les logiciels de caisse peuvent dorénavant fonctionner entièrement à distance. Ils envoient des données délocalisées vers des ordinateurs distants, lesquels se chargent du back-office (statistiques sur les ventes, comptabilité, gestion des stocks, etc.).
Grâce à une nouvelle génération de logiciels, il est désormais possible de bénéficier de fonctionnalités étendues sur presque n’importe quel type d’équipement : lecture de code-barres, journal de caisse, gestion des stocks…
2. Quel type de caisse enregistreuse pour quel usage ?
Au moment d’investir dans une caisse enregistreuse, la question du choix entre une caisse classique et une caisse enregistreuse adossée à un logiciel dédié se pose.
Avant de vous lancer, voici quelques pistes de réflexion à intégrer pour ne pas vous tromper sur le type de matériel à choisir en fonction de votre secteur d’activité.
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Les caisses enregistreuses classiques
Les systèmes de caisses traditionnels peuvent s’associer à divers périphériques tels qu’un lecteur de codes-barres, un afficheur de prix, un tiroir-caisse, une imprimante de tickets de caisse, etc.
Ces caisses enregistreuses permettent de gérer les résultats, rendre la monnaie, effectuer une lecture optique du prix d’un produit via un code-barres, lire une carte de paiement, gérer les stocks, etc., mais cela ne va pas plus loin.
Leur prise en main est aisée et elles peuvent satisfaire les commerces de type boulangerie ou épicerie, mais leurs fonctionnalités peu avancées les rendent aujourd’hui vite obsolètes.
Si la gestion de votre commerce nécessite des opérations complexes de type gestion des stocks, relation clients, fidélisation, comptabilité, vous devrez opter pour une caisse enregistreuse équipée d’un logiciel de caisse, comme la Genius de Web4Cell, qui s’installe très simplement sur une tablette.
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Les logiciels de caisse enregistreuse
Le logiciel de caisse est un logiciel de gestion de votre terminal de vente permettant de gérer entre autres les encaissements au comptoir du point de vente.
Ces logiciels de caisse s’adaptent à tous les types de besoins, car on peut y ajouter, au fur et à mesure, tous les attributs d’une caisse classique.
Les logiciels de caisse enregistreuse les plus complets bénéficient d’options telles que :
- catalogue de produits avec photos,
- outils de gestion des stocks,
- outils de gestion des clients,
- programme de fidélisation,
- acceptation de nombreux moyens de paiement,
- interface avec d’autres prestataires de service.
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Quels sont les avantages d’un logiciel de caisse ?
Reconnus pour leur flexibilité et leur prix d’achat, les logiciels de gestion de caisse enregistreuse sur tablettes tactiles vous permettent de faire évoluer votre point de vente au fil du développement de votre entreprise, en fonction de vos besoins et de vos moyens (ajout de douchette de carte bleue, de tiroir-caisse, etc.).
Le gros point fort des tablettes tactiles est qu’elles permettent d’acquérir à moindre coût un système souple, intuitif, facile à mettre à jour et en conformité avec la loi de finances 2016.
Gain d’efficacité des logiciels de caisse enregistreuse :
- simplification des opérations de contrôle des ventes et des stocks,
- simplification de la comptabilité et export comptable automatique,
- surveillance du chiffre d’affaires et des états financiers,
- gestion en mobilité et à tout moment : caisse mobile,
- rapidité d’exécution des tâches,
- erreurs comptables évitées grâce à une saisie unique,
- informations stockées sur le cloud, de manière sécurisée,
- dématérialisation de tous les documents comptables de l’entreprise,
- adjonction de solutions connexes dédiées au type de commerce (gestion de coupons de réduction, plan de table pour un restaurant…).
Meilleure gestion des fournisseurs et des clients :
- meilleurs échanges avec les fournisseurs,
- saisie unique des informations clés dans la caisse,
- mise à jour des soldes des comptes et des facturations adressées aux fournisseurs,
- suivi en temps réel des comptes fournisseurs,
- mise à jour automatique des bons de commande, de l’état des stocks et de la disponibilité des produits,
- meilleure gestion du fichier client et de la fidélisation.
N.B : pour lutter contre la fraude à la TVA, la loi de finances de 2016 impose l’utilisation d’un logiciel doté de la certification NF 525 depuis janvier 2018.
3. Notre sélection de logiciels de caisse en 2019
Les caisses enregistreuses tactiles sur tablette sont des logiciels de caisse à installer sur une tablette classique. Ces logiciels sont paramétrables et constituent d’excellentes solutions de gestion commerciale pour votre entreprise.
- Genius : https://www.genius-commerce.fr/
Application gratuite et certifiée NF525, idéale pour les petits commerces à installer sur tablette Android, elle est très simple d’utilisation et ergonomique ; elle a aussi l’avantage de continuer à fonctionner hors ligne.
- Hiboutik : http://www.hiboutik.fr/
Accessible depuis un navigateur internet, elle est gratuite peu importe le nombre de points de vente et de tablettes que vous utiliserez. En revanche, elle ne fonctionne plus si vous êtes déconnecté d’internet.
- L’Addition : https://www.laddition.com/fr
L’Addition est réservée aux amateurs d’Apple et s’installe sous IOS (Apple Ipad). De conception française et sur abonnement, elle s’adresse plutôt aux professionnels de la restauration.
Pour conclure, si en 2019 la question du logiciel de caisse ne se pose plus, il faut tout de même prendre le temps de choisir un vrai logiciel métier qui soit adapté aux modes de paiement de sa clientèle et garantissant la sécurisation des données.
Si la prise en main nécessite un petit temps d’adaptation variable d’un modèle à l’autre, la satisfaction du gain de temps obtenu par la suite pour votre gestion d’entreprise vous fera vite oublier les tâtonnements du début.
