La loi impose à toutes les sociétés commerçantes de justifier leurs encaissements et leurs paiements. Tenir rigoureusement la caisse de votre commerce est donc l’une de vos priorités.
Pour ne pas commettre d’erreurs et tenir une comptabilité en bonne et due forme, découvrez nos 10 conseils pratiques pour bien gérer sa caisse au quotidien.
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Comment bien remplir mon journal de caisse ?
La caisse à proprement parler est un objet physique contenant de l’argent, mais d’un point de vue comptable, elle représente l’ensemble des opérations d’encaissements et de décaissements d’espèces.
Que vous soyez un commerçant itinérant ou sédentaire, un agriculteur, un artisan de commerce de détail, un restaurant, un hôtel, un café, un coiffeur, etc., vous avez pour obligation de tenir un journal de caisse. Et ce, même si vous ne réalisez que très peu d’opérations !
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Conseil n° 1
Si vous optez pour un journal de caisse papier ou informatique, les informations suivantes devront impérativement y figurer :
– un entête : période de saisie (journée, mois) ;
– une colonne avec la nature des articles vendus : marque, taille, couleur… ;
– une colonne avec le montant HT ;
– une colonne avec le montant de la TVA ;
– une colonne avec le montant TTC ;
– une colonne avec la nature des recettes encaissées : espèces, chèque ou carte bancaire ;
– une colonne avec, le cas échéant, les remboursements effectués ;
– une colonne avec les recettes encaissées : il peut s’agir des apports de l’exploitant, des avances clients, des remboursements des fournisseurs, des virements de fonds… ;
– une colonne avec les sorties ou les dépenses en espèces.
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Conseil n° 2
Attention, de nombreux commerçants utilisent encore des tableurs Excel pour se faciliter la tâche ! L’administration fiscale n’accepte pas cette forme de journal, car modifiable à souhait…
Pour ne pas faire d’impasse, nous vous conseillons d’investir dans un logiciel de caisse enregistreuse. Vous gagnerez ainsi un temps colossal dans le report de vos opérations journalières, vous éviterez les éventuelles erreurs de calcul et serez en conformité avec la loi.
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8 autres précieux conseils pour bien gérer votre caisse
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Conseil n° 3 : Enregistrez toutes vos opérations financières
Chaque mouvement doit être détaillé, saisi par la caisse, et doit délivrer un ticket au client.
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Conseil n° 4 : Notifiez le mode de paiement des règlements
En théorie, le livre de caisse ne devrait contenir que des espèces. Cependant, il est possible d’y faire figurer d’autres moyens de paiement tels que les chèques ou les cartes bancaires. Cette distinction devra clairement apparaître dans votre journal de caisse.
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Conseil n° 5 : Saisissez également vos faibles recettes
L’administration fiscale admet que les recettes journalières de moins de 76 € soient comptabilisées en une fois en fin de journée. Celles-ci devront avoir fait l’objet d’un paiement en espèces et au comptant.
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Conseil n° 6 : Faites un rapprochement quotidien de votre caisse physique et de votre journal de caisse (H3)
À la fin de la journée, le total des recettes et des dépenses doit être calculé et inscrit dans le journal de caisse. Ce rapprochement a pour but de constater les éventuels écarts, et le cas échéant, de les justifier. Une erreur, un vol ou un oubli est si vite arrivé ! Y revenir quelques jours plus tard serait un vrai casse-tête chinois.
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Conseil n° 7 : Vérifiez bien que votre caisse n’a pas un solde négatif
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Conseil n° 8 : Examinez attentivement les différents taux de TVA
Vous gagnerez ainsi un temps précieux au moment du calcul et de la télédéclaration de vos impôts.
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Conseil n° 9 : Gardez tous vos justificatifs
Vos bandes de caisse enregistreuse, Z de caisse, brouillard de caisse, bordereaux de remises d’espèces ou de chèques en banque, etc., devront être méthodiquement classés et accessibles. Ils constituent votre dossier de preuves en cas de contrôle de l’administration fiscale.
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Conseil n° 10 : Pensez à respecter la limitation des paiements en espèces
Les opérations suivantes ne peuvent être payées en espèces :
– les paiements supérieurs à 1 000 € effectués par les particuliers ou les professionnels en France ;
– les paiements supérieurs à 15 000 € effectués par les particuliers non domiciliés en France.
La tenue comptable de la caisse demande beaucoup de rigueur et ces quelques pratiques vous permettront d’optimiser au mieux sa gestion.
Cependant, pour plus de liberté et de sérénité, nous vous conseillons vivement d’opter pour l’acquisition d’une caisse enregistreuse. Rapide, sûre, connectable de n’importe où, elle vous fera gagner un temps précieux et limitera grandement les risques d’erreurs.
